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Leitfaden und Best Practices für den IT Umzug

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Wenn bei Ihnen der Büroumzug vor der Türe steht, stehen Sie oder Ihre IT Abteilung meist vor einer Herausforderung . Wir stellen Ihnen hier einen Leitfaden bzw. eine Sammlung an Best Practices für Ihren IT Umzug zur Verfügung

Wenn Sie möchten dass Ihr IT Infrastruktur Umzug auf jeden Fall schief gehen soll, dann raten wir Ihnen die IT Abteilung so spät wie möglich in dieses Vorhaben zu involvieren. Die meisten Probleme bei IT Umzügen haben Ihren Ursprung aus zu wenigen Informationen, zu wenig Vorlaufzeit oder zu wenig Ressourcen. Vor allem bei kritischen (Faktor Zeit) IT Umzüge sollte man hier auch überlegen, ob man eine IT Firma seines Vertrauens kontaktiert um durch den Umzug zu coachen. Da eine IT Firma mehrere Umzüge im Jahr durchführt, ist hier meist mehr Erfahrung vorhanden.

Leitfaden für Ihren IT Umzug

Ein kurzer Sidestep bevor es lost geht. Oft werden wir mit der Idee konfrontiert, den IT Umzug mit einer IT Änderung zu kombinieren. (Tausch des Servers, usw.) An diesem Punkt sollte man mit Vorsicht an dieses Thema herantreten. Grundsätzlich raten wir diese beiden Themen zu trennen und nicht zeitgleich durchzuführen. Bei unkritischen Komponenten wie W-Lan HotSpot oder Switch & Co kann dies Sinn machen.

Schritt 1: Besichtigen Sie die neuen Räumlichkeiten:

Dieser Schritt klingt zugegeben banal, Sie werden mir aber nicht glaube wie oft dies nicht geschieht. Schauen Sie sich die Räumlichkeiten unter folgenden Gesichtspunkten an:

  • Sind genug Netzwerkdosen pro Arbeitsplatz zur Verfügung? Pro Arbeitsplatz empfehlen wir 1,5 Netzwerkdosen , bei Festnetztelefonen 2,5 Netzwerkdosen zu kalkulieren. Erkundigen Sie sich auch bei Ihrem neuen Vermieter, Makler usw. was für eine Netzwerkverkabelung vorhanden ist (Cat4, Cat5, Cat6) und ob alle Leitungen auf Ihre einwandfreie Funktionalität gemessen worden ist.
  • Wo sind die Patchpanel, wird dort ein Serverschrank benötigt oder andere baulichen Änderungen ? Achten Sie auch ob Patchdosen und Patchpanel ordentlich nummeriert sind.
  • Sing genug Stromdosen pro Arbeitsplatz zur Verfügung? Ein Arbeitsplatz benötigt im Schnitt 3-4 Stromanschlussplätze. (Bildschirm, Computer, Telefon, weitere) 
  • Wo sind Drucker, W-Lan HotSpot und weitere Peripherie geplant und ist dort Netzwerk und Strom zur Verfügung?
  • Was für Infrastruktur ist im Serverraum zur Verfügung? Klimaanlage, spezielles Schloss, Getrennter Stromkreis, wie viel Gewicht hält der Fußboden aus (Serverschrank) usw.
  • Ist der Lift bzw. das Stiegenhaus für die Lieferung von Serverschrank oder anderen spärlichen Geräten (Drucker) geeignet ?

Schritt 2: IT Umzugsvorbereitungen (4-8 Wochen DAVOR)

  • Bauliche Änderungen an Netzwerk, Räumlichkeiten; Strom usw. so planen, dass 2 Wochen vor Umzug alles fertig ist. Versuchen Sie die Handwerksarbeiten so früh wie möglich abzuschließen. 
  • Abstimmung mit der GF oder dem Management über den Zeitplan bzw. der Durchführungsdauer
  • Drehbuch des IT Umzuges den Mitarbeiter kommunizieren. Informieren Sie alle Mitarbeiter , Wann , was geschieht und vor allem was jeder Mitarbeiter selbst tun soll. (Wie z.b.: alle Daten auf den Server zu sichern und den Computer abzuschalten.) Weiteres sind folgende Informationen für jeden Mitarbeiter interessant: 
    • Wann wird der Arbeitsplatz abgebaut ?
    • Wann wird der Arbeitsplatz übersiedet ?
    • Wann wir der Arbeitsplatz (im neuen Büro)aufgebaut ?
    • Wann wir der Server abgedreht bzw. abgebaut ?
    • Wann steht der Server (im neuen Büro) wieder voll funktionsfähig zur Verfügung ?
  • Suchen Sie sich ein geeignetes Umzugsunternehmen für Ihren IT Umzug. Nicht jedes Umzugsunternehmen ist auch für einen IT Umzug geeignet. Auf der einen Seite muss ein schwerer Serverschrank transportiert werden, heikle Serverteile und auf der anderen Seite, soll der einzelne Arbeitsplatz auch seinen richtigen Besitzer wiederfinden.
  • Wer baut die Arbeitsplätze ab und baut diese wieder auf ?
  • Wer bzw. wann wird der Serverschrank abgebaut? Dokumentation ist hier das Wundermittel. Hier muss vorsichtig und gut dokumentiert vorgegangen werden. Ein guter Zeitpunkt um mit einem IT Unternehmen ihres Vertrauens über mögliche Risiken oder Schwierigkeiten zu sprechen.
  • Planen Sie für Ihren IT Umzug genug Pufferzeit ein. Die meisten Umzüge lassen sich in 1-2 Tagen umsetzten. Wir raten trotzdem eine Pufferzeit von 50% miteinzuplannen. Ein Wochenende dient gut für diese Pufferzeit. Warum starten Sie nicht am Donnerstag mit Ihrem Umzug ?
  • Internetanschluss am neuen Standort organisieren. Holen Sie sich rechtzeitig Angebot für den Internet- und Telefonanschluss auf Ihrem neuen Standort ein und sorgen mindestens 1 Woche vor Umzug für eine Herstellung des Anschlusses. Die Durchlaufzeit zwischen Bestellung und Herstellung liegt meist bei 2-6 Wochen ! Überprüfen Sie diesen auch, ob dieser auch mit der bestellten Leistung funktioniert.
  • Planen Sie vor dem Abbau bzw. Umzug Ihres Servers noch ein vollständiges Backup.
  • Besorgen Sie zusätzliche IT Peripherie wie Netzwerkkabel, Stromverlängerungskabel, Stromverteiler, Kabelbinder usw.

Schritt 3: Unmittelbar vor dem IT Umzug (1 Woche davor)

Nun ist es bald soweit und der Umzug steht bald vor der Türe. Wir raten Ihnen unmittelbar vor dem Umzug noch folgende Schritte: 

  • Machen Sie noch eine Endkontrolle in den neuen Büroräumlichkeiten
  • Klären Sie mit allen externen Firmen ob die vereinbarte Zeiträume bzw. Zeitpunkte passen.
  • Schicken Sie eine Erinnerungs E-Mail an alle Mitarbeiter aus. 

Schritt 4: Der IT Umzug selbst

 Seien Sie als IT Verantwortlicher im gesamten Zeitraum Vor-Ort verfügbar oder telefonsich gut erreichbar. Auch mit der besten Organisation können Probleme entstehen oder Entscheidungen nötig sein. Seien Sie dazu verfügbar und erreichbar.

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