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Selbstorganisation mit Evernote - Warum es nichts Besseres gibt.

Selbstorganisation mit Evernote - Warum es nichts Besseres gibt.

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Mutige Aussage. Aber Evernote hat tatsächlich mein Leben verändert. Ich zeige euch warum Evernote perfekt ist und jede organisatorische Lücke schließen kann. Egal ob Sie Teams leiten müssen- eigene Aufgaben verwalten wollen - oder Gesprächsnotizen intelligent ablegen wollen.

Evernote ist wie ein intelligentes Notizbuch. Aber mir gefällt eine andere Beschreibung besser. "Nie wieder etwas vergessen - Dein virtuelles Gehirn" Eine tolle Software, aber natürlich gilt auch hier ein bekannter Spruch: 

"A fool with a tool is still a fool" - "Ein Depp mit einer Software, bleibt trotzdem ein Depp" 

Evernote muss man können, können anzuwenden. Dies möchte ich euch in diesem Artikel zeigen. Für mich hat diese Software eine sehr zentrale Rolle eingenommen. Hier eine kleiner Auszug, was ich alles mit Evernote verwalte: 

- Aufgabenliste
- Ideen für Blogartikel
- Ideen für Freizeitaktivitäten
- Liste an Fremdwörtern (Bulgarisch)
- Gesprächsnotizen
- uvm.

Zuverlässigkeit entsteht durch eine gute Selbstorganisation. Ich persönlich bin immer stets bemüht, Zuverlässig zu sein. Zusagen zu halten. Ich habe mich aber immer folgendes gefragt: 

Wie organisieren sich Personen die gigantisch viel Verantwortung und Aufgaben haben? 

Wie organisiert sich Barack Obama? Ich habe Personen kennen gelernt, welche mir genau sagen konnte, was wir vor einem Jahr gesprochen haben oder welchen Status ein Projekt vor 4 Jahren hatte. Ich habe meine Antwort im Tool „Evernote“ gefunden und die Anwendung durch verschiedene Methoden von Experten verfeinert. Das wichtigste bei allen gut organisierten Personen ist immer Ihr System. Umso besser das System umso effektiver kannst du arbeiten und somit mehr erreichen.

Einer der oben genannten Experten ist ein lieber Bloggerkollege Thomas Mangold. Wer nach unseren Blogartikel noch tiefer in die Anwendung von Evernote eintauchen möchte, sollte sich seinen Kurs ansehen. Mir hat dieser sehr weitergeholfen.  http://thomasmangold.me/kurse/everkurs/

Jetzt werden wir aber konkret, versprochen. Ich zeige euch nämlich folgende vier Anwendungsfälle und wie ich mich mit Evernote organisiert habe: 

1. Aufgabenverwaltung / Tagesplanung mit Evernote
2. Teamaufgaben mit Evernote immer im Überblick
3. Gesprächsnotizen
4. Der Prozess Blogartikel

Ab dieser Stelle im Artikel setze ich ein Basiswissen von Evernote voraus.

1. Aufgabenverwaltung mit Evernote

Die wichtigste Anwendung von Evernote ist die Verwaltung von Aufgaben. Ich habe am Anfang unzählige Varianten, Systeme und Tools versucht um meine Aufgaben zu verwalten. Hier eine kurze Übersicht was ich bereits versucht habe:

Mit Microsoft Outlook:
Dies war vor über 10 Jahren meine Einstiegsdroge. Am Anfang habe ich versucht die Aufgaben in Outlook über den gleichnamigen Bereich "Aufgaben" zu organisieren. Das Ergebnis waren endlos viele Aufgaben in Outlook und keine Übersicht mehr. 

Ein zweiter Versuch gab es mit dem Kalender in Outlook. Für jede Aufgabe habe ich einen Kalendereintrag erstellt. Das Ergebnis kann man auch erraten, die Übersicht ist irgendwann verloren gegangen. 

Mit dem Notizblock:
Ich hatte mir damals einen karierten Notizblock gekauft und in jeder Zeile eine Aufgabe geschrieben. Immer wenn eine Aufgabe erledigt war, habe ich die Aufgabe als erledigt markiert. Das Problem ist nur wenn das Notizbuch vergessen wird oder man es gerade nicht zur Hand hat. Vergisst man es auf Geschäftsreise ist alles im Eimer. Ich haue schmeiße dann immer relativ rasch den Hut drauf. Also zurück zur Technik und ein weiterer Versuch.

Mit To-Do Aufgabentools:
Danach habe ich unzählige Tools getestet. Auch viele bezahlte Services habe ich dabei ausprobiert. Wunderliste, Trello, Handyapps usw. Jedes dieser Programme war ansich ganz in Ordnung aber sie hatten nie zu 100% meine Bedürfnisse abgedeckt, bis ich auf Evernote gekommen bin. 

Seit ca. 1,5 Jahren verwende und verfeinere ich nun das folgende System zur Verwaltung meiner Aufgaben.

Dazu benötigst du drei primäre Notizbücher:

"!Action"
Hier werden wir primär unsere Aufgaben verwaltet. Wie, zeige ich Dir in Kürze.

"!Inbox"
Die Inbox sollte dein Standard Notizbuch sein. Unter Evernote/Einstellungen/Allgemein kannst du dieses Notizbuch dann auswählen. Hier solltest du alle unstrukturierten Notizen ablegen. Egal wann du etwas schreibst und nicht gleich einsortieren kannst oder willst, kommt es in dieses Notizbuch. 

"Ideen & Inspiration"
In dieses Notizbuch kommen alle Ideen die man so im Leben hat. Dazu lege ich pro Idee eine neue Notiz an. Also nehmen wir einmal an du bist in der U-Bahn und dir fehlt eine grandiose Geschäftsidee ein. Zücke einfach dein Handy, erstelle eine neue Notiz und speichere diese in Evernote. In regelmäßigen Abständen schauen wir uns dann diese Ideen-Notizen an und entscheiden was wir damit machen. Ich empfehle einmal pro Woche mir dieses Notizbuch anzusehen und zu entscheiden ob etwas umgesetzt werden soll/kann. Undurchführbare Ideen, lösche ich meist wieder.

Evernote Notizbucher

Nun benötigen Sie einige Notizen in Ihrem Ordner "!Action" (Das Rufzeichen vor dem Namen bewirkt, das dieses Notizbuch immer ganz oben gereiht und nicht nach dem Alphabet sortiert wird)

- To-Do Liste / Backlog
- Wochenliste Datum
- Wochenliste Vorlage

Evernote Action Ordner

Ich organisiere meine Aufgaben nicht auf Tagesbasis - sondern auf einer Art Wochenbasis. Am Anfang der Woche setze ich mich also hin und schaue mir an was ich nächste Woche alles erledigen möchte/muss. Dazu verwende ich die untenstehende Vorlage. Hier trage ich nun ein oben alle Aufgabendie ich diese Woche erledigen möchte, aber nicht an einem bestimmten Tag erledigen muss. Am jeweiligen Wochentag selbst trage ich Aufgaben ein die an einem bestimmten Tag erledigt werden müssen.

Erledige ich Aufgaben, dann markiere ich diese als erledigt. Kommen neue Aufgaben dazu, füge ich diese zu den Wochenzielen - allerdings Am Ende - hinzu. Am Ende jeder Woche lege ich eine neue Wochenliste an und übernehme die nicht-erledigten Aufgaben in diese. (Oder eliminiere Aufgaben wieder, weil diese unwichtig sind) Wichtig ist hier zu reflektieren. Was hat man sich vorgenommen, wie viel hat man davon erledigen können. Was hätte man delegieren können, was hätte man streichen können, usw. Es geht ja darum von Woche zu Woche besser und effektiver zu werden. 

All das passiert in der Notiz "Wochenliste Datum" als Vorlage habe ich mir eine zweite Notiz angelegt. Ich lasse nämlich gerne die Notizliste der Vorwoche noch ein paar Tage in meinem Notizbuch. 

Wochenziele:
- Youtube Video produzieren
- Gastartikel online stellen

Montag:

Dienstag:
-Blogartikel online stellen

Mittwoch 

Donnerstag

Freitag

Die Notiz "To-Do Liste / Backlog" verwende ich um Aufgaben zu sammeln. Ich kann entweder zugerufene Aufgaben dort hineinschreiben oder Aufgaben aus E-Mails, Gesprächen usw. (Als Alternative dies in die Wochenliste einzutragen). Anfang jeder Woche schaue ich mir auch durch, welche Aufgaben ich von dort in die Wochenliste übernehme. Was ich allerdings auch jede Woche entscheide ist, kann ich Aufgaben streichen? Diese Liste wird sonst schnell zu einem Aufgabenfriedhof. Wenn die Aufgabe weder wichtig, noch dringend ist - Sie kaum Ergebnis liefert - Streichen Sie diese. Ist die Aufgabe wichtig genug, wird diese in irgendeiner Form wiederkommen. 

2. Teamaufgaben mit Evernote organisieren

Da ich mehrere Teams leite, stand ich oft vor einer Herausforderung. Teams zu organisieren und hier die Aufgaben transparent für alle zu managen ist nicht immer leicht. Ich habe dazu zwei Systeme / Wege gefunden.

Tipp1: Legen Sie sich ein neues Notizbuch an, namens "Warten Auf" Hier kommen alle Tätigkeiten die auf jemanden anderen warten hinein. Jeder Evernote Account hat auch eine E-Mail Adresse. Beschickt man diese E-Mail Adresse, wird automatisch eine Notiz daraus erzeugt. Wenn ich Aufgaben an meine Kollegen versende dann setze ich immer diese Adresse in CC hinein. Ich bekomme diese E-Mail dann in das Notizbuch "!Inbox" und verschiebe es dann am Ende der Woche in das "Warten Auf" Notizbuch. Dabei schaue ich mir alle Elemente an und kontrolliere nach, wen mir jemand noch etwas schuldig ist. Auch eine Art Erinnerungsfunktion gibt es in Evernote, um mich an Deadlines zu erinnern. (Die Funktion E-Mails an ein Evernote Konto zu senden ist seit Juli 2016 kostenpflichtig. Die derzeitige Version um 19,90€ / Jahr hat diese Funktion inkludiert.) 

Tipp 2: Ich organisiere meine Projektteams stark mit "Offenen Punkte Listen" in Excel. Dies ist ein simples Excel wo wir folgende Dinge eintragen: Thema, Aufgabe eingetragen am, erledigt bis, Verantwortlicher, Status, Termin Verschiebungen, Notizen. Diese Liste gehen wir jede Woche oder alle 2 Wochen durch und aktualisieren diese. Am Ende jedes Meetings schaue ich mir meine persönlichen Aufgaben in dieser Liste an und übertrage diese in mein oben beschriebenes Evernote System. 

3. Gesprächsnotizen

Führe ich ein Gespräch oder Meeting, schreibe ich mir Notizen in Evernote mit. Diese landen grundsätzlich im Inbox Ordner. Einmal die Woche verschiebe ich diese in mein Notizbuch "Abstimmungen / Gespräche" Was super toll ist, wenn ich bereits mehrere Gespräche (egal wann) mit einer Person geführt habe, lese ich mir diese am Anfang kurz durch und bin top vorbereitet. Das tolle ist aber die globale Suchfunktion. Habe ich vor 5 Jahren mit jemanden gesprochen dass er Golf mag und ich das in Evernote notiert habe, passiert folgendes. Suche ich nämlich nach dem Begriff "Golf" wird Evernote auch diese Gesprächsnotiz finden. (Bzw. alle Gesprächsnotizen, von den Personen die "Golf" interessiert sind oder das Thema erwähnt haben) So schafft man schnell Verbindungen. 

Entstehen Aufgaben in einem Gespräch, übertrage ich diese am Ende in meine Aufgabenliste. (Siehe Punkt 1) 

Wer lernen möchte bei Gesprächen schnell und mühelos mitzuschreiben sollte sich folgenden Artikel von uns durchlesen: http://www.ithelps.at/10-fingersystem-schreiben-lernen-in-1-woche

4. Der Prozess "Blogartikel schreiben"

Wer mich kennt weiß, ich liebe es zu bloggen. Ich sehe es nicht nur als Werkzeug, ich empfinde es als Leidenschaft. Sonst würde ich in meinem Urlaub nicht früher aufstehen um meinen wöchentlichen Blogartikel zu schreiben. Liebe Grüße an dieser Stelle aus Burgas, Bulgarien. Evernote eignet sich ideal um "Blogartikel schreiben" zu organisieren. Hier ein paar Gedankenanstöße: 

4.1 Die Themenliste: 

Ich habe eine Notiz im Notizbuch "!Inbox" in der ich alle Ideen für Themen unserer Blogs aufschreibe. Ähnliche wie bei der oben genannten To-Do Liste. Meist entstehen beim Schreiben von Artikeln mehrere Ideen für neue Themen. Aber auch wenn ich andere Blogs lese, schreibe ich meine Ideen auf. Dort schaue ich einfach gerne hinein, wenn ich gerade ein passendes Thema suche oder Ideenlos bin. Derzeit habe ich 241 Themen darin gespeichert. Viele werde ich nie umsetzen, aber die Themen werden mir nie ausgehen.

4.2 Die Recherche

Jedes Schreiben eines Blogartikels hat drei Phasen: Recherche, Grob-Text, Korrektur. Seine Gedanken oder Notizen für einen Artikel, kann man ideal in einer Notiz in der "!Inbox" ablegen. Darin überlege ich mir, was möchte ich überhaupt schreiben. Was muss ich erwähnen. Was sind interessante Zahlen oder weiterführende Quellen – Oder auch Ergebnisse von Internetrecherchen.

4.3 Grobtexte schreiben

Ist die Recherche einmal abgeschlossen kann man sich dem texten selbst widmen. Ich schreibe alle Blogartikel mit Evernote. Hier ist es wichtig, einfach drauf los zu schreiben und Rechtschreibfehler oder Formulierungsfehler später auszubessern. Am Anfang ist dies ein wenig schwierig aber hält den Schreibfluss aufrecht.

4.4 Die Korrektur

Diesen Punkt erwähne ich aus Gründen der Vollständigkeit. Ich kopiere den Text nämlich an dieser Stelle in ein Word-Dokument und lese es dort Korrektur. Bei ithelps haben wir sogar ein 4-Augenprinzip eingeführt, dass ein anderer Blogger den Artikel auch noch einmal Korrektur liest. 

Selbstorganisation mit Evernote - Fazit: 

Ich hoffe es gab ein wenig Input oder Ideenanregungen für dich dabei. Evernote ist ein tolles Tool, welches man sehr flexibel einsetzen kann. Ich kann eigentlich nur jedem dazu raten, so ein System zu verwenden. Es wirkt vielleicht beim ersten Mal lesen nach viel Arbeit und Zeitaufwand aber das Gegenteil ist der Fall. Ich brauche für die Organisation pro Woche zwischen 30 - 45 Minuten, in Summe!

Was hältst du von diesem Konzept? Wie organisierst du deine Aufgaben? Schreib uns doch ein Kommentar! Natürlich freue ich mich auch über ein Feedback, wenn Dir dieser Artikel gut gefallen hat. Das bereit mir nämlich wirklich Freude.

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