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Was ist ein virtueller Assistent?

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Oft hört man im eigenen Umfeld davon. Die Branchenkollegen, Partner und Freunde schwärmen von ihren virtuellen Assistenzen. Aber was ist das eigentlich und für was ist dieser geeignet?

Ganz vereinfacht ausgedrückt spricht man bei einem virtuellen Assistenzen von einer oder mehreren Personen die einem Remote (nicht vor Ort) ihre Hilfe in den verschiedensten Themenbereichen anbieten.

Ja, diese virtuellen Assistenzen sind wirklich Menschen aus Fleisch und Blut. Wer hier an standardisierte Roboter dachte, lag leider daneben.

Ein virtueller Assistent ist somit eine ortsungebundene Person die einem verschiedenste Tätigkeiten abnehmen kann. Der riesen Vorteil bei diesen Assistenzen ist, dass diese „on-Demand“, also auf Abruf arbeiten.

Hier die drei größten Vor- und Nachteile eines virtuellen Assistenzen

+ Verfügbar und buchbar, wenn Sie diese Person benötigen. Benötigen Sie diesen Assistenten gerade nicht, muss man auch nicht dafür zahlen.

+ Geringere Kosten gegenüber den Mitarbeiterkosten einer gut bezahlten persönlichen Assistenz vor Ort.

+ Kalkulierbareres Risiko in finanziell unklaren Zeiten oder Situationen wie der Gründung, etc.

- Eine Einschulung in den jeweiligen Betrieb oder in die jeweilige Aufgabe muss finanziell entrichtet werden.

- Der Vertrauensaufbau zu einem virtuellen Assistenzen der beispielsweise in Spanien sitzt ist schwieriger.

- Bei Problemen ist die Kommunikationsbasis die man beispielsweise bei einem normalen Mitarbeiter hätte nicht da. Die meisten virtuellen Assistenzen versuchen zwar wenn es ein Problem gäbe dies zu lösen, sofern es aber zu komplex wird, stellen manche dieser VE die Zusammenarbeit in Frage.

Was für Themenbereiche kann ein virtueller Assistent übernehmen?

Man wird hier verwundert sein, welche Bereiche es nicht alle gibt wo man einen virtuellen Assistenten einsetzen bzw. gebrauchen kann. Angefangen vom Telefonanruf über das legen von Angeboten bis hin zu Social Media Aufgaben ist alles dabei.

Schließlich alles Aufgaben die man Remote abhandeln kann.

Hier die drei bekanntesten Anwendungsbereiche wo man einen VA benötigen kann.

Terminverwaltung und E-Mail Eingänge

Vom Telefon abheben einer klassischen Callcenter Arbeit bis hin zur Verwaltung der E-Mail Inbox. Kundenanfragen, Lieferanten Korrespondenz oder auch das verteilen bzw. filtern von Arbeiten und Aufgaben. Alles Aufgaben eines virtuellen Assistenten.

Man darf sich hier die Aufgabe in etwa so vorstellen, dass der VA in einem Raum voller durch die Luft herumfliegender Post it´s, diese versucht zu sammel, zu kategorisieren, zu priorisieren um Ihnen schlussendlich diese gesammelten Informationen bereits sortiert zu übergeben.

Angebote, Auftragsbestätigungen und Rechnungen

Auch das erstellen von Angeboten, Auftragserteilungen und Rechnungen ist in manchen Betrieben ein sehr simpler und standardisierter Prozess. Ein Prozess den man gut und gerne auch einmal auslagern kann. Viele Unternehmen arbeiten bereits mit Tools wo man nicht viel Knowhow benötigt um sich hier relativ rasch einlesen zu können.

Stellen Sie sich jetzt einmal vor Sie schreiben ihrer Assistenz einfach eine kurze E-Mail mit: Bitte an den Kunden, die Rechnung schicken, an die vier Kunden das Angebot und beim Hrn. Müller bitte die Mahnung nicht vergessen.

In manchen Kooperationen geht das sogar soweit, dass die VA bereits aus der zugewiesenen Inbox dieses Tasks selbst auslesen kann und sich hier selbst die Aufgaben zuweist.

Online Marketing und PR

Diese Leistung kam erst vor einigen Jahren bzw. wird erst seit einigen Jahren von ein paar Unternehmern genützt. Online Marketing und PR. Schließlich möchte man die meiste Zeit damit verbringen können, den erlernten Beruf auszuüben und nicht den einen ganzen Tag mit Akquisition und den nächsten Tag gleich wieder mit Online Marketing verbringen.

Für den einen oder anderen sicher spannend, für die Mehrzahl jedoch Mühsam.

Somit, ein Task für den VA.

Auch Social Media Aufgaben werden hier gerne ausgelagert.

Das teilen, liken und veröffentlichen in den verschiedensten Social-Media-Kanälen kann manchmal sehr viel Zeit rauben aber auch das ist eine Aufgabe die dankend angenommen wird.

Wer vielleicht noch nicht den Schritt gehen möchte oder kann um einen virtuellen Assistenzen zu beauftragen, aber hellhörig geworden ist bei dem Thema Social-Media, automatisch in mehreren Kanälen zu posten, dem empfehlen wir unseren Artikel über die beliebte Buffer App.

https://www.ithelps.at/automatisch-auf-facebook-posten-twitter-google-linkedin

 

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