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Aufgabenmanagement für Teams – Software Trello

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Das Aufgabenmanagement im Team kann sehr effizient gestaltet werden. Wir zeigen euch eine mögliche Variante sich im Team zu organisieren und stellen euch das kostenfreie Open Source Tool „Trello“ vor.

Ob Teamleiter, Bereichsleiter, Projektmanager oder Geschäftsführer wenn es darum sich mit seinem Team zu organisieren dann stößt man ohne System oder Softwareunterstützung schnell an seine Grenzen. Wir haben viele Systeme und Softwareprodukte getestet und zeigen euch wie wir uns organisieren.

Die offene Punkteliste aus dem Projektmanagement

Projektmanager kennen es, die offene Punkteliste welche oft in Form von einem Excel – Sheet organisiert wird. Hier wird jede wichtige Aufgabe in eine Excelliste aufgenommen und mit Metadaten wie „Wann wurde die Aufgabe eingetragen“, „Wann wird die Aufgabe erledigt werden“, „Wer wird diese Aufgabe lösen“ usw.

Diese Methode ist sehr gut wenn es um langfristiges, nachvollziehbares Aufgabenmanagement geht. Diese Liste wird meist wöchentlich in Form eines Jour Fixe aktualisiert und danach an alle Projektmitarbeiter ausgesendet.

Leider eignet sich diese Methode nicht, für tägliches und rasches Aufgabenmanagement.

Trello - Die erste Berührung

Vor ca. 1 Jahr waren wir Teil in einem gemeinsamen Projekt und waren hier in der Rolle eines Projektmitarbeiters. Der damalige Projektmanager hat sein 8 köpfiges Team wie folgt organisiert:

Wir haben uns jeden Tag in der Früh von 09:00 – 09:15 getroffen um kurz zu besprechen, wer welche Aufgaben erledigen kann. Zur Unterstützung und Dokumentation der Aufgaben, wurde das kostenfreie Online Tool „Trello“ verwendet.

Trello ist ein kostenfreies Web Tool welches am 13. September 2011 das Licht der Welt erblickte. Trello sticht vor allem aus der Masse von anderen Lösungen heraus, da es sehr einfach und leicht verständlich ist.

Trello Übersicht

Trello Phasen und Aufgaben

Trello stellt unter https://trello.com/tour eine sehr übersichtliche Tour zur Verfügung.

Sobald Sie sich auf dieser Webseite registriert haben, können Sie ein neues „Board“ erstellen. Wir verwenden 1 Board für unsere Aufgaben und für jedes größere Projekt ein weiteres Board.

Jedes Board besteht Initial aus 3 Phasen, nämlich „To Do“ , „Doing“ oder „Done“ Am Ende der Phasen findet Ihr die Möglichkeit durch klicken auf „Add a List“ das hinzufügen einer weiteren Phase.

Trello und seine Phasen

Klicken Sie nun auf „Add a card“ und erstellen Sie Ihre erste Aufgabe, in dem Sie den Titel der Aufgabe eintragen und dann auf „Add“ klicken.

Trello Add a Card

Durch das erneute klicken auf Ihre neue „Card“ oder Aufgabe öffnet sich ein kleines Fenster, wo Sie nun der Aufgabe weitere Informationen hinzufügen können. Hier alle Informationen im Überblick.

Fügen Sie Ihr Team hinzu

Auf der rechten Seite in der sogenannten „sidebar“ können Sie durch klicken auf „Add Members...“ weitere Mitglieder hinzufügen. Hier geben Sie die E-Mail Adressen der Personen ein, welche Sie gerne zu Trello einladen möchten. Diese Personen erhalten dann eine E-Mail mit einer Einladung. Sobald sich diese registriert haben, werden Sie automatisch Ihrem Board hinzugefügt und Sie als Administrator werden darüber informiert.

4 Trello Member hinzufügen

ithelps und Trello

Wir haben mit folgenden Phasen gute Erfahrungen gemacht:

  • Aufgaben Eingang
    (Hier werden alle Aufgaben eingetragen, welche noch neu und noch keiner Kategorie zugeordnet sind.)
  • A – Dringend und Wichtig
    Aufgaben die Dringend und wichtig sind, werden hierher verschoben. Diese werden Prioritär abgearbeitet
  • B – Wichtig aber nicht dringend
    Wichtige Aufgaben, die allerdings keine zeitliche Dringlichkeit haben, werden im 2. Schritt abgearbeitet.
  • C – Nicht wichtiger aber dringend
    Sogenannte C Aufgaben sind dringend aber nicht unmittelbar wichtig.
  • D – Nicht wichtig und nicht dringend
    Aufgaben welche nicht wichtig und nicht dringend sind. Bitte überlegen Sie sich hier, um es wirklich nötig ist, diese Aufgaben zu erledigen. Wir verwenden diese Reiter auch für Ideen.
  • Heutige Aufgaben
    Hierher verschieben wir Aufgaben, welche wir am heutigen Tag erledigen möchten. Somit weiß jeder im Team, was wer machen möchte.
  • Waiting
    Aufgaben die auf etwas warten (Antworten, Informationen usw.)
  • Done
    Aufgaben die abgeschlossen werden konnten.

Jeden Tag in der Früh führen auch wir ein Meeting in welchem wir besprechen, was wir uns für den Tag vornehmen wollen. Dadurch erreichen wir, dass alle Mitarbeiter immer informiert sind was der jeweils andere tut.

Dies fördert die interne Kommunikation, vermeidet Fehler und schweißt als Team zusammen.

Trello Business Class

Trello bietet auch eine sogenannte Business Class an. Für 5 $ im Monat / User erhält man mehr Möglichkeit zur Konfiguration des Tools. Management über mehrere Boards, was darf welcher User bis zu, welche E-Mail Domänen dürfen nicht eingeladen werden uvm. Eine schöne Übersicht dieser Funktionen finden Sie unter https://trello.com/business-class

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