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Den ganzen Tag gearbeitet aber das Gefühl nichts geschafft zu haben?

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Hier die Organisationstipps vom IT-Service Mitarbeiter und warum er die „Pomodoro-App“ nur wärmstens empfehlen kann.

Fast jeder der am Tag länger als die hälfte seiner Arbeitszeit damit zubringt überwiegend Aufgaben auf oder mit einem Computer zu lösen kennt das Problem bestimmt.

Den ganzen Tag gearbeitet aber das Gefühl verfolgt einen wieder einmal nichts geschafft zu haben.

Aber warum entsteht dieses Gefühl bzw. muss es doch Mittel und Wege geben den Arbeitsalltag so zu optimieren, dass dieses Gefühl nicht entstehen kann.

Am besten kann man sich natürlich hier die Arbeitsweise eines IT-Service Mitarbeiters ansehen bei dem jede Minute zählt. Doch wie genau organisiert sich ein IT-Service Mitarbeiter?

Hier zwei verschieden dargestellte Arbeitsabläufe:

Variante 1 der Klassiker:

09:00

Sie kommen ins Büro und starten mit einem Heißgetränk in den Arbeitstag.

09:15

Wir kennen das alle, bis die Systeme hochgefahren sind, Outlook vollständig geladen ist vergehen gerne einmal mehrere Minuten.

09:30

Bis alle Programme geladen sind prüft man gerne einmal den aktuellen Stand der sozialen Netzwerke oder denkt noch sicherheitshalber einer Rauchen zu gehen bevor es losgeht.

09:45-10:00

Jetzt fängt man an die aktuellen E-Mails grob zu sortieren und priorisieren. Parallel dazu fallen einem gerne die offenen Aufgaben von gestern ein die noch liegen geblieben sind oder die noch auf Antwort warten ein.

Die in der Sekunde am wichtigsten wirkende Aufgabe erledigt man gerne sofort, da es ja wichtig ist.

10:45

Zwischendurch ein paar auch legitime Pausen, um sich zu strecken oder den Toilettenbesuch durchzuführen.

Zurück am Arbeitsplatz versucht man korrekterweise einige Arbeiten abzuschließen um auch reinen Gewissen zu sein, etwas komplett erledigt zu haben.

12:00

Wie die Zeit vergeht, steht die Mittagspause fast vor der Türe und man überlegt schon einmal was man denn am besten essen könnte und schickt auch gerne einmal eine E-Mail aus wann/wer von den Kollegen zum Lebensmittelmarkt geht.

Einige Kundenanrufe und noch ein paar E-Mails und ab in die Mittagspause.

13:30

Zurück vom Mittagstisch prüft man auch hier gut und gerne einmal den möglicherweise veränderten Status der sozialen Netzwerke.

14:00

Aber jetzt sollte man doch noch einige Aufgaben erledigen bevor wieder der Tag so schnell um ist, wären da nicht diese ständigen neuen E-Mails die im Hintergrund aufläuten. Zu mehr als die hälfte sind es Newsletter, in CC gesetzte Nachrichten die keine Dringlichkeit haben oder E-Mails wo man allgemein nicht weiß was damit anzufangen ist.

Nie kommt man vernünftig dazu in einen wirklichen Arbeitsmodus zu kommen da einen viele Störquellen dabei ablenken.

15:00

Es sind die Kleinigkeiten die einen davon abhalten effektiv zu arbeiten wie zb. die SMS der/s Lebensgefährten/in dass man am Heimweg doch bitte noch Marmelade kaufen soll.

15:30

Das Mittagessen liegt vielleicht im Magen und drückt auf die Müdigkeit.

Schnell eine Zigarette und einen Espresso dann wieder weiter im geschehen.

16:00

Anschließend wieder zurück zum Rechner und siehe da noch zwei Stunden bis zum Arbeitsende.

16:30

Noch so viele Aufgaben wie möglich möchte man erledigen damit man wie gewohnt guten Gewissenviel gemacht zu haben nach Hause gehen kann.

17:30

Am Ende des Arbeitstag fällt einem ein, die Aufgabe von gestern wurde wieder nicht erledigt und man geht mit dem Gedanken nach Hause wieder einmal wenig geschafft zu haben.

Variante 2 der Optimierte:

Bereits früh morgens entscheidet sich wie der Tag enden wird.

Das legitime Heißgetränk ist nicht der Grund weshalb man sich am Ende des Tages denkt nichts erreicht zu haben, denn die Aufgaben für diesen Tag wurden bereits am Nachmittag des Vortages definiert.

Die wichtigste Regel nachdem alle Systeme gestartet sind und Outlook auf der Höhe ist, ist die wichtigste Aufgabe des Tages jetzt sofort in der früh zu erledigen.

Liegt ein Projekt im Magen, wartet ein unangenehmer Anruf oder eine Aufgabe die unlösbar scheint? Schieben Sie es nicht vor sich hin sondern erledigen Sie es noch solange ihr Getränk heiß ist, auch wenn es etwas länger dauert sollte – Belohnen Sie sich mit einer zweiten Tasse.

Und genau hier ist der springende Punkt, man muss sich belohnen! Und genau hier kommt die erwähnte „Pomodoro“ Smartphone App ins Spiel.

Die am Vortag bereits definierten Aufgaben hat man ja bereits, diese sollte man sich im besten Fall ausdrucken oder alternativ in einem Organisationsprogramm wie Evernote stetig im Hintergrund behalten denn dann wir man sofort damit konfrontiert wenn man einmal wieder von einer Aufgabe abschweifen sollte.

Man kennt das Problem, jemand schickt eine E-Mail die Website in der Signatur wirkt interessant und man klickt darauf und sieht sich die Website an, und schon ist der Faden verloren.

Genau hier hilft die App.

Diese App ist vom Prinzip her ein bisschen besser modifizierter Wecker der einen nach speziellen Zeitperioden an die nächste Zeitperiode erinnert.

Man kann auf der App selbst wählen wie lange die Periode andauern soll in der man arbeitet. Beispielsweise 15/30/60 Minuten.

Wir empfehlen am Anfang mit 15 Minuten zu starten.

Nach dieser runtergezählten Zeit läutet die App eine Pause ein, sprich Sie können sich definieren wie lange die Pause andauern soll. Auch hier empfehlen wir 5 Minuten.

Pomodoro

In fünf Minuten erledigt man schließlich die wichtigsten Dinge die man unbedingt machen will, wie kurz ein frisches Getränk zu holen, die Räumlichkeit zu lüften, den Toilettenbesuch abzuhalten oder als Raucher eine Zigarette rauchen zu gehen.

ACHTUNG: In dieser „Arbeitszeit“ wird nur gearbeitet, nehmen Sie sich für das jeweilige Zeitfenster ein paar Aufgaben vor wo Sie denken diese erreichen zu können.

Wenn man eine Aufgabe nicht schaffen sollte, nichts desto trotz. Eine Aufgabe wird sich vielleicht ausgehen.

In dieser Zeit sind alle Störquellen zu eliminieren!

Outlook auf Offline Modus, Akustische Benachrichtigungen auf allen Geräten deaktivieren und das wichtigste zum Schluss das Telefon auf „Flugmodus“- Ausschalten.

Jetzt kann man ohne Störungen und Ablenkungen arbeiten.

Keiner von uns ist Unfallchirurg im Dienst der Erreichbar sein muss weil ein Leben davon abhängt. Erwarten Sie trotz dessen einen Anruf erledigen Sie ihn davor oder danach, nicht währenddessen.

Dank dieser grandiosen Methode wird man wieder dazu gezwungen ähnlich wie in der Schulzeit in dem jeweiligen Zeitfenster konstruktiv zu arbeiten.

Wichtig ist es hier auch die Aufgaben die man erfüllt abzuhaken, nicht durchstreichen oder löschen! Erst dann kann man Abends vor dem Nachhause-Weg prüfen wieviel man eigentlich geschafft hat. Jetzt kommt Motivation auf anstatt Depression weil man vermeidlich zu wenig geschafft hat.

Man genießt die Pausen ganz anders, ist erholter als in Pausen mit alten Arbeitsmoralen und erledigt letztendlich doppelt soviel Aufgaben, wenn nicht sogar mehr.

Nach beispielsweise fünf „Pomodoro“ Perioden kann man beispielsweise in die Mittagspause starten und am Nachmittag eine Mischform aus Pomodoro und normaler Zeit vereinbaren.

Am Nachmittag sollte man nun prüfen welche Aufgaben übrig geblieben sind und welche Aufgaben für den nächsten Tag mitgenommen werden.

Sie werden sehen, es werden immer weniger Aufgaben die liegen bleiben!

Entscheiden deshalb Sie selbst wie Sie sich organisieren und planen.

Eine „Pomodoro-App“ wäre hier ein Möglicher Schritt in eine optimiertere Zukunft.

Aber weshalb die farblich markierten Texte in der „Klassiker-Version“?

 

Diese Farben symbolisieren die Motivation, Konzentration und den Eifer Aufgaben zu erledigen. Früh morgens noch voller Energie und nachmittags gedanklich schon am Weg nach Hause.

Und, erkennen Sie sich in einer Facette dieser Abläufe?

FAZIT

Selbstverständlich haben wir beide Abläufe etwas überspitzt formuliert aber es geht wirklich darum das Thema einmal vor den Kopf gestoßen zu bekommen um manche Ablaufe besser zu verstehen.

Sobald man die Arbeitsabläufe ein wenig optimiert und manche Arbeitsschritte hinterfragt erreicht man in nur kürzester Zeit tolle Ergebnisse und das Gefühl wenig geschafft zu haben wird auch schwinden.

 

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