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Aufgabenmanagement leich gemacht

Teil 1 Aufgabenmanagement ganz leicht - Nie wieder etwas vergessen

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Wir zeigen dir zwei einfache Möglichkeiten, deine Aufgaben und erhaltene Informationen top-organisiert zu verwalten und dies ohne zusätzlichen Zeitaufwand.

Es gibt Menschen, welche niemals etwas vergessen (und ja, es gibt auch Menschen, die viel zu tun haben und niemals etwas vergessen). Eine Aufgabe bleibt niemals liegen, wird niemals vergessen usw. Es scheint als wären diese Menschen mit dieser Gabe geboren worden. 

 

Wenn du zum Rest der Welt gehörst, dann bitte weiterlesen. 

Ich habe mich von zwei sehr schlauen Köpfen zu diesem Thema inspirieren lassen und mir den einen oder anderen Tipp & Trick abgeschaut. 

 

E-Mail und Aufgaben Management Like a Boss

Eines Tages und schon fast vergessen, kommt plötzlich eine E-Mail:

"Hallo,
wie damals (vor einigen Wochen habe ich eine nicht gleich lieferbare Information benötigt) besprochen, hier die Information.
Liebe Grüße"

Erst nach der E-Mail ist mir diese Aufgabe wieder eingefallen. Aber wie kann ein Mensch, der pro Tag die Probleme von ca. 20 Mitarbeitern lösen muss, seine eigenen Aufgaben bewältigen muss, sich so einer Aufgabe noch bewußt sein? Er gilt für alle um ihn agierenden Personen als sehr zuverlässig in der E-Mail-Kommunikation und man weiß, dass seine Aufgaben immer erledigt werden. Manche nennen ihn "Michi", andere "Michael", ich nenne ihn einfach nur "Dad".

Als mir diese Eigenschaft an ihm bewußt geworden ist, war ich natürlich neugierig und wollte erfahren, was sein Trick bzw. System ist. Ich möchte dir die besten Elemente vorstellen.

 

Tipp Nummer 1 - Richte dir einen zweiten Posteingang ein

Ich habe zwei Posteingänge in meinem E-Mail Client (Ich verwende Microsoft Outlook auf dem Mac). Dies ist in den meisten E-Mail-Programmen und Online-Portalen mit einem "Rechtsklick" auf den Posteingang und "Neuer Ordner (erstellen)" möglich.

 

Dies kostet Sie nur 1 Sekunde mehr Zeit pro E-Mail !

Posteingang
und
____Posteingang_gelesen

 

In den ersten Posteingang kommen (wie immer) alle E-Mails an. In den zweiten Ordner, namens "___Posteingang_gelesen", kommen alle E-Mails, welche ich ablegen kann und somit nicht mehr bewußt benötige. Somit verbleiben im "Posteingang" nur neue E-Mails oder E-Mails, bei denen es noch einer Aktion von mir bedarf.

"Bitte schick mir die Handynummer deines Arztes zu" -> Bleibt solange im "Posteingang", bis die Aufgabe erledigt ist.
"Ich komme heute zu spät zum Meeting" -> wird in "____Posteingang_gelesen" verschoben.

 

Gute Idee, aber wenn ich unterwegs E-Mails lese, dann beginne ich sicher nicht, diese in Ordner zu verschieben.

Stimmt, ich nämlich auch nicht. Ich verschiebe alle E-Mails, welche eigentlich in den Ordner "___Posteingang_gelsen" gehören, sobald ich wieder vor einem Computer sitze. Dies dauert im Schnitt 15 Sekunden meiner Zeit.

 

Aber was ist, wenn ich es zulange liegen lasse und die hunderten E-Mails nicht alle durchgehen möchte ?

Nimm dir alle E-Mails und verschiebe diese direkt in den Ordner "___Posteingang_gelesen" Dann startest du erneut und bist wieder top-organisiert (wichtige Aufgaben kannst du ja jederzeit wieder in den Posteingang verschieben).

 

Tipp Nummer 2 - Aufgaben mit E-Mails verwalten

Du hast eine Aufgabe erhalten oder es ist dir eine eingefallen ? Dann schreibe dir selbst eine E-Mail. Diese Aufgabe befindet sich dann im Posteingang und verbleibt dort solange, bis sie  erledigt ist.

 

Tipp Nummer 3 - Delegierte Aufgaben werden auch nicht mehr vergessen

Wenn du Mitarbeiter, Geschäftspartner usw. hast, welche für dich eine Aufgabe erledigen sollen, dann kommuniziere diese immer per E-Mail (entweder "nur" oder "zusätzlich") und setze dich selbst in "BCC". Damit hast du diese Aufgabe wieder in deinem Aufgabenpool (und der Empfänger bekommt dies nicht mit), nämlich im Posteingang und wird bzw. kann aufgrund deiner eventuellen Erinnerung nicht vergessen werden.

 

Tipp Nummer 4 - Ordnerstruktur ist trotzdem sinvoll und erwünscht

Die klassichen Ordnerstrukturen sind in diesem System natürlich sinvoll. Solltest du wirklich die Zeit haben, jede ankommenden E-Mail, welche nicht im Posteingang verbleiben soll, in eine vernünftige Ordnerstruktur zu verschieben, dann bitte tue das weiterhin! In der Ruhe liegt die Kraft. 

Ich nehme mir einmal pro Monat die Zeit, und gruppiere in meinem Ordner "___Posteingang_gelesen" alle E-Mails nach dem Absender und verschiebe diese Gruppen in den richtigen Ordner (so kann ich 500 E-Mails von Person X auf einmal verschieben und verwalten). Z. B.: Kunde/Kunde 1. Einzelne E-Mails belasse ich meist im Ordner "___Posteingang_gelesen", da ich für Absender mit einer einzelnen E-Mail keinen Ordner anlegen möchte.

 

Im nächsten Teil wollen wir dir zeigen, wie dein Wissen, deine Ideen usw. niemals verloren gehen und einfach und überall zur Verfügung stehen.

Uns würden weitere Systeme und Erfahrungen interessieren! Schreibe es uns in den Kommentaren und teile dies mit uns und unseren Lesern.

 

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